Regulamin
Firma ESTA - Educational Student Travel Agency (dalej zwana ESTA), w związku z wejściem rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady UE z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE informuje, że:
ADMINISTRATOR DANYCH OSOBOWYCH
ESTA - Educational Student Travel Agency z siedzibą w Sieradzu (98-200), przy ul.Wolska 45, NIP : 8272302848
KONTAKT Z ADMINISTRATOREM
Poprzez pocztę elektroniczną
estapolska@gmail.com
oraz tradycyjną drogą pocztową pisząc na adres siedziby w Sieradzu.
CEL PRZETWARZANIA DANYCH
Dane zbierane przez ESTA służą do prawidłowej realizacji wiążącej nas Umowy/Porozumienia/Zlecenia w zakresie świadczonych i oferowanych przez ESTA usług oraz dla celów podatkowych. ESTA przetwarza dane osobowe, które są niezbędne do podjęcia wszelkich działań przed i po zawarciu umowy w celu realizacji usługi. Przekazywane dane osobowe są traktowane jako poufne i nie są widoczne dla nieuprawnionych podmiotów i osób.
PRZEKAZYWANIE DANYCH
Dane osobowe mogą być przekazywane tylko i wyłącznie podmiotom współpracującym z ESTA przy danej usłudze, bez których realizacja tejże usługi byłaby niemożliwa, m.in.: organizatorzy usług, zagraniczne urzędy, agenci turystyczni i przedstawiciele działający na podstawie umowy o współpracy, piloci i rezydenci, Poczta Polska oraz firmy kurierskie, ambasady, konsulaty oraz pośrednicy wizowi, podmioty i organy uprawnione na podstawie przepisów prawa, podmioty oferujące niezbędne usługi komplementarne typu firmy ubezpieczeniowe.
PODSTAWY PRAWNE PRZETWARZANIA DANYCH
Dane osobowe pozyskane w związku z przygotowaniem do zawarcia umowy lub zawarciem umowy będą przetwarzane w celach:
– zawarcia i wykonania umowy o usługi, w tym zapewnienia poprawnej jakości usług turystycznych, wymiany kulturowej i usług pośrednictwa w zakresie uzyskania wizy, a także dopełnienia wszelkich formalnych wymagań, koniecznych do realizacji wyjazdu (podstawa prawna – art. 6 ust. 1 lit b RODO) – „wykonanie umowy”,
– wykonania ciążących na naszej spółce obowiązków prawnych, np. wystawiania i przechowywania faktur, czy udzielania odpowiedzi na reklamacje (podstawa prawna – art. 6 ust. 1 lit c RODO) – „obowiązek prawny”,
– dochodzenia roszczeń wynikających z umowy (podstawa prawna – art. 6 ust. 1 lit. f RODO) – „prawnie uzasadniony interes”,
– marketingu usług własnych w trakcie trwania umowy (podstawa prawna – art. 6 ust. 1 lit. f RODO) – „prawnie uzasadniony interes”, marketingowych, w przypadku wyrażenia przez Państwa zgody na wykorzystanie danych w tym celu (podstawa prawna – art. 6 ust. 1 lit a RODO) – „zgoda”.
OKRES PRZETWARZANIA DANYCH
Okres przetwarzania danych osobowych jest uzależniony od okresu niezbędnego do realizacji umowy i od podstawy prawnej, będzie to odpowiednio czas:
– niezbędny do realizacji i przygotowanie wymiany kulturowej,
– trwania umowy,
– wykonywania obowiązków prawnych oraz czas, w którym przepisy prawa nakazują nam przechowywać dane, np. przepisy podatkowe,
– po którym przedawnią się roszczenia wynikające z umowy,
– do momentu wycofania zgody.
PRAWA OSÓB, KTÓRYCH DANE DOTYCZĄ
1. Prawo do cofnięcia zgody – podstawa prawna: art. 7 ust. 3 RODO.
a. Użytkownik ma prawo do cofnięcia każdej zgody, jakiej udzielił ESTA;
b. Cofnięcie zgody ma skutek od momentu wycofania zgody.
c. Cofnięcie zgody nie wpływa na przetwarzanie dokonywane przez ESTA zgodnie z prawem przed jej cofnięciem.
d. Cofnięcie zgody nie pociąga za sobą dla Użytkownika żadnych negatywnych konsekwencji, może jednak uniemożliwić dalsze korzystanie z usług lub funkcjonalności, które zgodnie z prawem ESTA może świadczyć jedynie za zgodą.
2. Prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania danych – podstawa prawna: art. 21 RODO.
a. Użytkownik ma prawo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw – z przyczyn związanych z jego szczególną sytuacją – wobec przetwarzania jego danych osobowych, w tym profilowania, jeżeli ESTA przetwarza jego dane w oparciu o prawnie uzasadniony interes, np. marketing produktów i usług ESTA, prowadzenie statystyki korzystania z poszczególnych funkcjonalności Serwisu Internetowego oraz ułatwienie korzystania ze Serwisu Internetowego, a także badanie satysfakcji.
b. Rezygnacja w formie np. wiadomości e-mail z otrzymywania komunikatów marketingowych dotyczących produktów lub usług, będzie oznaczać sprzeciw Użytkownika na przetwarzanie jego danych osobowych, w tym profilowania w tych celach.
c. Jeżeli sprzeciw Użytkownika okaże się zasadny i ESTA nie będzie miał innej podstawy prawnej do przetwarzania danych osobowych, dane osobowe Użytkownika zostaną usunięte, wobec przetwarzania których, Użytkownik wniósł sprzeciw.
3. Prawo do usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”) – podstawa prawna: art. 17 RODO.
a. Użytkownik ma prawo do żądania usunięcia wszystkich lub niektórych danych osobowych.
b. Użytkownik ma prawo żądania usunięcia danych osobowych, jeżeli:
a. dane osobowe nie są już niezbędne do celów, w których zostały zebrane lub w których były przetwarzane;
b. wycofał określoną zgodę, w zakresie w jakim dane osobowe były przetwarzane w oparciu o jego zgodę;
c. wniósł sprzeciw wobec wykorzystywania jego danych w celach marketingowych;
d. dane osobowe są przetwarzane niezgodnie z prawem;
e. dane osobowe muszą zostać usunięte w celu wywiązania się z obowiązku prawnego przewidzianego w prawie Unii lub prawie Państwa członkowskiego;
f. dane osobowe zostały zebrane w związku z oferowaniem usług społeczeństwa informacyjnego.
Kiedy ESTA może zachować dane pomimo żądania usunięcia?
Pomimo żądania usunięcia danych osobowych, w związku z wniesieniem sprzeciwu lub wycofaniem zgody, ESTA może zachować pewne dane osobowe w zakresie, w jakim przetwarzanie jest niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń, jak również do wywiązania się z prawnego obowiązku wymagającego przetwarzania na mocy prawa Unii lub prawa państwa członkowskiego, któremu podlega ESTA. Dotyczy to w szczególności danych osobowych obejmujących: imię, nazwisko, adres e-mail, które to dane zachowywane są dla celów rozpatrywania skarg oraz roszczeń związanych z realizacją umowy ESTA.
4. Prawo do ograniczenia przetwarzania danych – podstawa prawna: art. 18 RODO.
a. Użytkownik ma prawo do żądania ograniczenia przetwarzania jego danych osobowych. Zgłoszenie żądania, do czasu jego rozpatrzenia uniemożliwia korzystanie z określonych funkcjonalności lub usług, z których korzystanie będzie się wiązało z przetwarzaniem danych objętych żądaniem. ESTA nie będzie też wysyłał żadnych komunikatów, w tym marketingowych.
b. Użytkownik ma prawo do żądania ograniczenia wykorzystania danych osobowych w następujących przypadkach:
i. gdy kwestionuje prawidłowość swoich danych osobowych – wówczas ESTA ogranicza ich wykorzystanie na czas potrzebny do sprawdzenia prawidłowości danych, nie dłużej jednak niż na 7 dni;
ii. gdy przetwarzanie danych jest niezgodne z prawem, a zamiast usunięcia danych Użytkownik zażąda ograniczenia ich wykorzystania;
iii. gdy dane osobowe przestały być niezbędne do celów, w których zostały zebrane lub wykorzystywane, ale są one potrzebne Użytkownikowi w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń;
iv. gdy wniósł sprzeciw wobec wykorzystania jego danych – wówczas ograniczenie następuje na czas potrzebny do rozważenia, czy – ze względu na szczególną sytuację – ochrona interesów, praw i wolności Użytkownika przeważa nad interesami, które realizuje Administrator, przetwarzając dane osobowe Użytkownika.
5. Prawo dostępu do danych – podstawa prawna: art. 15 RODO.
a. Użytkownik ma prawo uzyskać od Administratora potwierdzenie, czy przetwarza dane osobowe, a jeżeli ma to miejsce, Użytkownik ma prawo:
i. uzyskać dostęp do swoich danych osobowych;
ii. uzyskać informacje o celach przetwarzania, kategoriach przetwarzanych danych osobowych, o odbiorcach lub kategoriach odbiorców tych danych, planowanym okresie przechowywania danych Użytkownika albo o kryteriach ustalania tego okresu (gdy określenie planowanego okresu przetwarzania danych nie jest możliwe), o prawach przysługujących Użytkownikowi na mocy RODO oraz o prawie wniesienia skargi do organu nadzorczego, o źródle tych danych, o zautomatyzowanym podejmowaniu decyzji, w tym o profilowaniu oraz o zabezpieczeniach stosowanych w związku z przekazaniem tych danych poza Unię Europejską;
iii. uzyskać kopię swoich danych osobowych.
6. Prawo do sprostowania danych – podstawa prawna: art. 16 RODO.
a. Użytkownik ma prawo do żądania od Administratora niezwłocznego sprostowania dotyczących jego danych osobowych, które są nieprawidłowe. Z uwzględnieniem celów przetwarzania, Użytkownik, którego dane dotyczą ma prawo żądania uzupełnienia niekompletnych danych osobowych, w tym przez przedstawienie dodatkowego oświadczenia, kierując prośbę na adres poczty elektronicznej.
7. Prawo do przenoszenia danych – podstawa prawna: art. 20 RODO.
a. Użytkownik ma prawo otrzymać swoje dane osobowe, które dostarczył Administratorowi, a następnie przesłać je do innego, wybranego przez siebie, administratora danych osobowych. Użytkownik ma również prawo żądać, by dane osobowe zostały przesłane przez Administratora bezpośrednio takiemu administratorowi, o ile jest to technicznie możliwe. W takim przypadku Administrator prześle dane osobowe Użytkownika w postaci pliku w formacie csv, który jest formatem powszechnie używanym, nadającym się do odczytu maszynowego i pozwalającym na przesłanie otrzymanych danych do innego administratora danych osobowych.
Czas realizacji żądania
W sytuacji wystąpienia przez Użytkownika z uprawnieniem wynikającym z powyższych praw, ESTA spełnia żądanie albo odmawia jego spełnienia niezwłocznie, nie później jednak niż w ciągu 30 dni po jego otrzymaniu. Jeżeli jednak – z uwagi na skomplikowany charakter żądania lub liczbę żądań – ESTA nie będzie mógł spełnić żądania w ciągu miesiąca, spełni je w ciągu kolejnych dwóch miesięcy informując Użytkownika uprzednio w terminie miesiąca od otrzymania żądania – o zamierzonym przedłużeniu terminu oraz jego przyczynach.
SKARGA do PUODO
Użytkownikowi przysługuje prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, w zakresie naruszenia jego praw do ochrony danych osobowych lub innych praw przyznanych na mocy RODO.
8. MECHANIZMY COOKIES, ADRES IP
Serwis Internetowy używa niewielkich plików, zwanych cookies. Zapisywane są one przez ESTA na urządzeniu końcowym osoby odwiedzającej Serwis Internetowy, jeżeli przeglądarka internetowa na to pozwala. Plik cookie zwykle zawiera nazwę domeny, z której pochodzi, swój „czas wygaśnięcia” oraz indywidualną, losowo wybraną liczbę identyfikującą ten plik. Informacje zbierane za pomocą plików tego typu pomagają dostosowywać oferowane przez ESTA produkty do indywidualnych preferencji i rzeczywistych potrzeb osób odwiedzających Serwis Internetowy. Dają też możliwość opracowywania ogólnych statystyk odwiedzin prezentowanych produktów w Serwisie Internetowym.
ESTA wykorzystuje dwa typy plików cookies:
a) Cookies sesyjne: po zakończeniu sesji danej przeglądarki lub wyłączeniu komputera zapisane informacje są usuwane z pamięci urządzenia. Mechanizm cookies sesyjnych nie pozwala na pobieranie jakichkolwiek danych osobowych ani żadnych informacji poufnych z komputerów Użytkowników.
b) Cookies trwałe: są przechowywane w pamięci urządzenia końcowego Użytkownika i pozostają tam do momentu ich skasowania lub wygaśnięcia. Mechanizm cookies trwałych nie pozwala na pobieranie jakichkolwiek danych osobowych ani żadnych informacji poufnych z komputera Użytkowników.
Mechanizm cookies jest bezpieczny dla komputerów Użytkowników Serwisu Internetowego. W szczególności tą drogą niejest możliwe przedostanie się do komputerów Użytkowników wirusów lub innego niechcianego oprogramowania lub oprogramowania złośliwego. Niemniej w swoich przeglądarkach Użytkownicy mają możliwość ograniczenia lub wyłączenia dostępu plików cookies do komputerów. W przypadku skorzystania z tej opcji korzystanie ze Serwisu Internetowego będzie możliwe, poza funkcjami, które ze swojej natury wymagają plików cookies.
ADRES IP
ESTA może gromadzić adresy IP Użytkowników. Adres IP to numer przydzielany komputerowi osoby odwiedzającej Serwis Internetowy przez dostawcę usług internetowych. Numer IP umożliwia dostęp do Internetu. W większości przypadków jest przypisywany komputerowi dynamicznie, tj. zmienia się przy każdym połączeniu z Internetem. Adres IP jest wykorzystywany przez ESTA przy diagnozowaniu problemów technicznych z serwerem, tworzeniu analiz statystycznych (np. określeniu, z jakich regionów notujemy najwięcej odwiedzin), jako informacja przydatna przy administrowaniu i udoskonalaniu Serwisu Internetowego, a także w celach bezpieczeństwa oraz ewentualnej identyfikacji obciążających serwer, niepożądanych automatycznych programów do przeglądania treści Serwisu Internetowego.
Linki i odnośniki do innych stron internetowych
Serwis Internetowy zawiera linki i odnośniki do innych stron internetowych ESTA nie ponosi odpowiedzialności za zasady ochrony prywatności na nich obowiązujące
ZMIANY POLITYKI PRYWATNOŚCI
Polityka Prywatności może ulec zmianie, o czym ESTA poinformuje Użytkowników z wyprzedzeniem 7 dni.
Pytania związane z Polityką Prywatności prosimy kierować na adres: estapolska@gmail.com